Λίγο πριν τερματίσετε τη λειτουργία του υπολογιστή σας και μπείτε σε καλοκαιρινό mood είναι λογικό να κάνετε έναν έλεγχο προκειμένου να διαπιστώσετε εάν έχετε κανονίσει όλες τις εκκρεμότητές σας. Τα ανοιχτά tasks σας τα κλείσατε. Μήνυμα εκτός γραφείου βάλατε;
Πρόκειται για ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα, το οποίο μπορείτε να στείλετε στη βάση email του πελατολογίου σας, προκειμένου να ενημερώσετε τους ενδιαφερόμενους ότι θα βρίσκεστε εκτός γραφείου για ένα συγκεκριμένο διάστημα. Εάν δεν θέλετε να τους ενημερώσετε στέλνοντας πρώτοι ένα τέτοιο email, μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε μια αυτοματοποιημένη απάντηση, η οποία θα αποστέλλεται αυτόματα σε όποιον σας στείλει email το διάστημα που θα βρίσκεστε εκτός γραφείου. Σίγουρα κάποια στιγμή έχετε λάβει κάτι αντίστοιχο και εσείς.
Επειδή όμως όλοι ξέρουμε πως οι τελευταίες μέρες στη δουλειά πριν τις διακοπές αποτελούν συνήθως πρόκληση και το μήνυμα εκτός γραφείου είναι κάτι που 9 στις 10 φορές το ξεχνάμε, αντλήστε έμπνευση από τα παρακάτω μηνύματα, ανάλογα με τη θέση και τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε και σβήστε ακόμα ένα task από τη λίστα πριν τις διακοπές!
Corporate Out of Office Μηνύματα
Εάν το πελατολόγιό σας είναι κυρίως corporate, τότε ένα από τα παρακάτω μηνύματα είναι ό,τι πρέπει για να δείξετε ότι, παρότι βρίσκεστε σε άδεια, οι πελάτες σας θα μπορέσουν να εξυπηρετηθούν από κάποιον συνάδελφο:
Παράδειγμα 1: Το λεπτομερές
Καλησπέρα σας,
Σας ευχαριστώ για το email σας. Αυτή τη στιγμή βρίσκομαι εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις [ημερομηνία επιστροφής]. Το συγκεκριμένο διάστημα η πρόσβαση στα email μου θα είναι περιορισμένη.
Για οτιδήποτε επείγον παρακαλώ επικοινωνήστε με [όνομα συναδέλφου] στο [τηλέφωνο επικοινωνίας/email].
Με εκτίμηση,
[το όνομά σας]
Παράδειγμα 2: Το σύντομο και περιεκτικό
Καλησπέρα σας,
Θα βρίσκομαι εκτός γραφείου γραφείου από τις [ημερομηνία έναρξης άδειας] έως και τις [ημερομηνία επιστροφής] με περιορισμένη πρόσβαση στα email μου. Για οτιδήποτε επείγον, επικοινωνήστε με [όνομα συναδέλφου] στο [τηλέφωνο επικοινωνίας/email].
Με εκτίμηση,
[το όνομά σας]
Παράδειγμα 3: Το εξυπηρετικό
Καλησπέρα σας,
Σας [ευχαριστώ/ευχαριστούμε] για το email σας. Το μήνυμά σας είναι σημαντικό για [εμένα/εμάς] και θα σας [απαντήσω/απαντήσουμε] το συντομότερο δυνατό.
Στη διάθεσή σας,
[το όνομά σας]
Δημιουργικά Out of Office Μηνύματα
Εάν πάλι ο κλάδος στον οποίο εργάζεστε επιβάλλει να διαφέρετε ακόμα και στις αυτοματοποιημένες απαντήσεις σας, δείτε τα παρακάτω παραδείγματα:
Παράδειγμα 4: Μια εικόνα ισούται με χίλιες λέξεις
Σε αυτήν την περίπτωση δεν χρειάζεται να γράψετε τίποτα. Μπορείτε να τα πείτε όλα επιλέγοντας μια εικόνα όπως η παρακάτω:
.jpg?width=901&name=image%20(4).jpg)
Εάν όμως θέλετε, μπορείτε να συνοδέψετε την εικόνα με μερικές χρήσιμες πληροφορίες, όπως το πότε θα επιστρέψετε.
Παράδειγμα 5: Το χιουμοριστικό
Καλησπέρα σας,
Δεν θα το πιστέψετε, αλλά αποφάσισα να πάω διακοπές. Ακόμα ούτε κι εγώ το πιστεύω. Φυσικά θα έχω μαζί μου το τηλέφωνό μου και πρόσβαση στο internet, αλλά κατά πάσα πιθανότητα θα καταναλώσω όλα τα ΜB μου ανεβάζοντας καλοκαιρινά stories στο Instagram.
Από την άλλη [όνομα συναδέλφου] γύρισε μόλις από τις διακοπές του/της και θα χαρεί πολύ να σας εξυπηρετήσει σε οτιδήποτε επείγον.
Σας ευχαριστώ.
Ελπίζουμε τα παραπάνω να σας βοήθησαν να συντάξετε το δικό σας μήνυμα εκτός γραφείου, ώστε να συνεχίσετε να προσφέρετε στους πελάτες σας μια καλή εμπειρία εξυπηρέτησης. Καλές διακοπές!
