Κάποιες φορές μέσα στο χρόνο, με αποκορύφωμα την καλοκαιρινή περίοδο, έρχεται η στιγμή που πρέπει να συντάξουμε ένα μήνυμα 'εκτός γραφείου' για την περίοδο που θα απουσιάζουμε.
Όλες οι έρευνες υπογραμμίζουν την ευεργετική επίδραση που έχουν οι διακοπές στον άνθρωπο, ειδικά όταν αυτό σημαίνει την αποσύνδεση από τα email και τα απανωτά μηνύματα πελατών και συναδέλφων. Ενώ όλοι έχουμε διαβάσει παρόμοιες έρευνες και όλοι συμφωνούμε ότι, πράγματι, η αποσύνδεση από τον παγκόσμιο ιστό έχει πολύ θετικά αποτελέσματα μειώνοντας τα επίπεδα στρες, πολλοί αντιμετωπίζουμε την ώρα που πρέπει να συντάξουμε το out-of-office μήνυμά μας επιφυλακτικά.
"Άραγε τι θα σκεφτούν οι πελάτες μου;", "Μήπως είναι πολύ αυστηρό;" "Μήπως είναι πάρα πολύ πρόχειρο;"
Η αλήθεια είναι πως όλοι έχουμε λάβει αυτοματοποιημένες απαντήσεις, οι οποίες μας καθοδηγούν να απευθυνθούμε σε κάποιον συνάδελφο που αντικαθιστά τον απών. Είναι σχεδόν όλες ίδιες, σωστά; Σας ευχαριστούν για την επικοινωνία και ανακοινώνουν την απουσία του παραλήπτη για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, ενώ, μέχρι τότε, κι αν είναι κάτι επείγον, ο αποστολέας μπορεί να απευθύνεται στον τάδε διαθέσιμο συνάδελφο.
Όμως εδώ, υπάρχει μια ευκαιρία. Μια καλή ευκαιρία να χρησιμοποιηθεί το μήνυμα "εκτος γραφειου" ως πεδίο για περαιτέρω ανάπτυξη της σχέσης με τους πελάτες σας. Με ποιον τρόπο;
Έχει αποδειχθεί πως όταν μοιραζόμαστε προσωπικές πληροφορίες με τον συνομιλητή μας, αναπτύσσουμε ουσιαστικότερες σχέσεις και, παράλληλα, δημιουργούμε εύφορο έδαφος για να ξεκινήσει και να συνεχιστεί μια συζήτηση.
Άρα, το μήνυμα απουσίας από το γραφείο μπορεί να αναφέρει, για παράδειγμα, την τοποθεσία που θα επισκεφτείτε, τι πρόκειται να κάνετε εκεί (να φάτε στο τάδε μέρος που φημίζεται για το τέλειο τοπικό έδεσμα), ή τον λόγο που απουσιάζετε, ειδικά αν είναι για ένα χαρμόσυνο γεγονός (γάμος, βάφτιση, επίσκεψη σε αγαπημένα πρόσωπα, κλπ).
Μην φοβηθείτε να μοιραστείτε τα συναισθήματά σας σχετικά με το ταξίδι σας, τις προσδοκίες, καθώς και να αναφερθείτε στο ότι ανυπομονείτε να αφηγηθείτε τις ιστορίες σας όταν γυρίσετε. Ρωτήστε και τη γνώμη των παραληπτών για την περιοχή, τις γύρω ή παρόμοιες περιοχές, ώστε να έχετε ήδη υλικό για συζήτηση την επόμενη φορά που θα επικοινωνήσετε.
Σκεφτείτε το περιεχόμενο του website σας, ή τις υπηρεσίες της εταιρείας σας. Μπορείτε να κατευθύνετε τους παραλήπτες του μηνύματος προς ενδιαφέρουσες πληροφορίες, που μπορεί να σχετίζονται λιγότερο ή περισσότερο με την άδειά σας, ή το project που έχετε αναλάβει. Για παράδειγμα, το μήνυμα θα μπορούσε να είναι "Μέχρι τότε, δείτε το blog μας για το [θέμα]", ή το νέο σας προϊόν, τη νέα υπηρεσία, ή μια εταιρική δράση.
Πλέον, οι πάροχοι email προσφέρουν τη δυνατότητα να προσαρμόσετε τα αυτόματα μηνύματα ανάλογα με το τι θέλετε να λάβει ο κάθε παραλήπτης.
Σε μία λίστα θα μπορούσαν να μπουν οι συνάδελφοί σας, οι οποίοι θα λάβουν ένα πιο φιλικό, χιουμοριστικό μήνυμα out-of-office, πιθανότατα με εσωτερικά σας αστεία. Κατόπιν, οι υπόλοιπες λίστες παραληπτών θα διαμορφωθούν ανάλογα με την επαγγελματική σας σχέση - πιο κοντινοί, εξωτερικοί συνεργάτες, πελάτες, κλπ.
Αν και πάλι δεν αισθάνεστε έτοιμοι να συντάξετε το δικό σας μήνυμα, δείτε 5 ιδέες με παραδείγματα που σκεφτήκαμε για να εμπνευστείτε.
Σας ευχόμαστε καλή ξεκούραση!